Come scrivere una mail senza vivere l’ansia da invio.

Quali sono i trucchi per scrivere una e-mail valida? Basta chiedere a Google e pagine e pagine di consigli e strumenti si apriranno davanti ai nostri occhi. Noi abbiamo provato a mettere ordine tra le decine (forse qualcosa in più) di pagine che trattano l’argomento e dare qualche consiglio per non ritrovarsi a rileggere la vostra e-mail mille e mille volte… dopo l’invio.

Prima di scrivere definisci l’obiettivo, può sembrare banale, ma perché la scriviamo? Cosa ci aspettiamo? Un intento chiaro aiuterà, certamente, ad organizzare i contenuti in modo semplice e diretto. Successivamente valuta il destinatario: è conosciuto, completamente sconosciuto? Ricorda, questo darà il taglio a tutta la tua e-mail e andrà a definire il registro linguistico, gli eventuali Spettabile, Gentile, e tutte le altre forme di cortesia.

Importante: nel web non siamo sempre tutti amici, quindi mi raccomando.

Oggetto: in 6 massimo 10 parole cerca di esprimere il tema che andrai a trattare, non inviare mai una e-mail senza oggetto o con uno troppo generico, ad esempio se stiamo inviando il curriculum vitae facciamo riferimento all’annuncio oppure alla posizione. Il rischio di un oggetto troppo vago è quello di ritrovarsi l’e-mail cestinata senza neanche essere stata aperta.

Arriviamo al corpo della e-mail, sicuramente la teoria più affascinante è quella della piramide, no no, non parliamo di “Illuminati” ma semplicemente di un concetto base: la sintesi. Le lettere hanno un lungo preambolo (base della piramide) per poi arrivare al focus del tema (vertice), nelle e-mail, soprattutto a causa della velocità di fruizione, è consigliabile inserire nelle prime due righe il succo del discorso, che poi verrà approfondita successivamente nel corpo. Quindi, l’oggetto più le prime due righe della mail dovranno già fornire una visione di insieme sul tema che verrà approfondito. Anche in questo caso, ricorda che gli occhi si stancano allo schermo, non è mai bello aprire la propria casella di posta e trovare un brano tratto da “Il milione” ma sintesi non significa mancanza di contenuti, semplicemente un’organizzazione più leggera e snella.

Non pensare di essere unico: ogni giorno arrivano decine e decine di e-mail, rendere la vita a chi le legge più facile, può essere una strategia vincente. Piccoli trucchi: usa qualche tecnica per la lettura veloce come la suddivisione in paragrafi. Se il lettore è arrivato fino alla fine (ce l’hai quasi fatta), ricordati di chiudere l’e-mail salutando, sempre, con educazione e cordialità, e mi raccomando la firma! Nome e cognome, eventuali recapiti telefonici ed indirizzo se non inseriti nel corpo e se richiesti dall’obiettivo principale. Stesso principio anche per i titoli, evita troppi Av. Prof. eccetera eccetera, potrebbe bastare un semplice dottor ma se sto scrivendo ad un amico, forse si può anche
evitare.

Prima del fatidico invio (allora la mando? 3,2,1…) fermati un attimo, rileggi, semmai alzati, fai un giro intorno alla scrivania e siedi nuovamente. Dedica qualche secondo in più a questa fase.